Wyjazd integracyjny z koncertem w tle. Logistyka, której nie widać

Autokar miał podjechać pod ośrodek o 23:00. Przyjechał za dziesięć dwunasta, bo kierowca nie wiedział, że ostatni kilometr drogi jest za wąski dla dużego pojazdu. Pięćdziesiąt osób czekało na parkingu w mżawce. Byłem tam, bo nagłaśniałem wieczorny koncert, a takich zleceń miałem co roku między czerwcem a wrześniem kilka. Firma z Wrocławia jedzie na dwa dni w Sudety, w programie warsztaty, obiad, a wieczorem koncert zespołu albo ognisko z muzyką na żywo. Ktoś musi to nagłośnić. Tym kimś często byłem ja.

Dzięki temu widziałem od środka kilkadziesiąt takich wyjazdów. Część z nich była świetna. Część pamiętam z zupełnie innych powodów, niż planował organizator. I prawie zawsze o tym, czy wieczór się udał, decydowały rzeczy, których goście w ogóle nie zauważali.

Zacznij od końca, czyli od powrotu

Brzmi dziwnie, ale naprawdę tak planuję. Kiedy ktoś pyta mnie o pomysł na wyjazd integracyjny z wieczornym koncertem, zaczynam od pytania: o której i jak ludzie wracają do pokoi albo do domu?

Jeśli nocleg jest w tym samym ośrodku, w którym gra zespół, sprawa jest prosta. Ale często wygląda to inaczej. Hotel jest w jednej miejscowości, a koncert albo impreza w innej: w schronisku, w dawnej stodole przerobionej na salę, na polanie nad jeziorem. Wtedy o drugiej w nocy masz pięćdziesiąt osób po kolacji i nikogo, kto może prowadzić.

Dlatego najpierw ustala się logistykę powrotu, a dopiero potem wybiera zespół i menu. Odwrotna kolejność kończy się zamawianiem taksówek z miejscowości oddalonej o dwadzieścia kilometrów, gdzie w sobotnią noc jeździ jedna.

Transport grupy to nie tylko przejazd z punktu A do B

Na firmowym wyjeździe autokar pełni kilka ról naraz. Jest środkiem transportu, ale też miejscem, w którym zaczyna się integracja. Dwie godziny drogi w Sudety to czas, kiedy ludzie z różnych działów pierwszy raz siedzą obok siebie i rozmawiają o czymś innym niż praca.

Z moich obserwacji wynika, że najlepiej sprawdzają się firmy przewozowe, które znają trasy górskie i nie robią problemu z postojami czy zmianą planu w ostatniej chwili. We Wrocławiu takie przejazdy obsługuje między innymi Wrocek Travel, przewoźnik z ponad piętnastoletnim stażem. Z jego oferty przy firmowym wyjeździe przydaje się kilka rzeczy naraz: wynajem autokarów Wrocław (https://wrocektravel.pl) z kierowcą, w pojazdach od 28 do 59 miejsc, przejazdy po całym Dolnym Śląsku i dalej po Europie, a w razie potrzeby transfer na lotnisko. Dwa największe autokary mają na pokładzie toaletę, co przy dłuższych trasach i grupie po kolacji naprawdę nie jest drobiazgiem.

Kiedy rozmawiasz z przewoźnikiem, powiedz od razu o wieczornym programie. Kierowca, który wie, że o 23 trzeba zabrać ludzi z koncertu na polanie, zaplanuje sobie odpoczynek. Kierowca, który dowiaduje się o tym o 22, ma prawo odmówić, bo obowiązują go przepisy o czasie pracy. I będzie miał rację.

Osobna sprawa to firmy, w których nie wszyscy pracują we Wrocławiu. Zdarzało mi się jechać za autokarem, który najpierw zbierał ludzi z biura w mieście, a potem nadkładał drogi po magazyn w Oleśnicy. Godzina w plecy, zanim wyjazd na dobre się zaczął. Lepiej od razu zamówić dwa mniejsze pojazdy albo taki, który rusza z miejsca zbiórki poza miastem. Wrocek Travel ma to w ofercie jako osobną usługę: wynajem autokarów Oleśnica (https://wrocektravel.pl/wynajem-autokarow-olesnica), z odbiorem grupy na miejscu, bez dojazdu do Wrocławia. Na wyjazdy integracyjne jeździ stamtąd w Kotlinę Kłodzką, Góry Sowie, Karkonosze, a nawet w Tatry i Bieszczady. Termin warto rezerwować z wyprzedzeniem: zwykle wystarczają dwa do czterech tygodni, ale w szczycie wiosną i jesienią przewoźnik radzi nawet dwa, trzy miesiące.

Koncert w plenerze: co musi być na miejscu

Tu wchodzę w swoją działkę. Wieczór z muzyką na żywo na wyjeździe to zwykle jedna z trzech sytuacji: sala w ośrodku, zadaszona scena w plenerze albo ognisko z akustycznym składem. Każda ma inne wymagania.

Kilka pytań, które zawsze zadawałem organizatorowi:

• Czy jest prąd i jakiej mocy? Na polanie czy przy schronisku często trzeba przywieźć agregat. Cichy, ustawiony daleko od publiczności.
• Co, jeśli spadnie deszcz? W górach pogoda zmienia się szybko. Plan B z zadaszeniem musi być ustalony wcześniej, a nie wymyślany przy pierwszych kroplach.
• Jaki jest dojazd dla sprzętu? Zespół przywozi instrumenty i nagłośnienie. Jeśli do sceny prowadzi tylko wąska ścieżka, trzeba to wiedzieć wcześniej.
• Czy są ograniczenia głośności? W wielu miejscowościach i ośrodkach obowiązuje cisza nocna. Warto wiedzieć, do której można grać głośno.

Jeśli planujesz coś większego, na przykład scenę z oświetleniem i namiotem dla gości, dobrze jest zajrzeć do mojego tekstu o tym, jak powstaje miasteczko festiwalowe. Skala jest inna, ale problemy te same: prąd, dojazd, pogoda, bezpieczeństwo.

Harmonogram, który daje ludziom oddech

Największy błąd na firmowych wyjazdach to przeładowany program. Warsztaty do 18, obiad o 18:30, o 19:30 koncert, a potem jeszcze konkursy. Ludzie są zmęczeni podróżą, najedzeni i chcą po prostu posiedzieć.

Dobry harmonogram dnia z wieczornym koncertem wygląda mniej więcej tak:

1. Przyjazd i zakwaterowanie z zapasem czasu, bez gonienia.
2. Część oficjalna albo aktywność w ciągu dnia, zakończona najpóźniej dwie godziny przed kolacją.
3. Czas wolny, prysznic, przebranie się.
4. Kolacja, a po niej od razu muzyka, bez długiej przerwy, w której energia siada.
5. Powrót albo koniec zabawy o godzinie ustalonej wcześniej z przewoźnikiem i ośrodkiem.

Zespół grający na wyjeździe integracyjnym powinien wiedzieć, jaka to publiczność. Pracownicy korporacji w wieku od dwudziestu pięciu do sześćdziesięciu lat to inni słuchacze niż fani na klubowym koncercie. Dobrze, jeśli zespół ma w repertuarze coś dla każdego.

Ognisko z gitarą to też koncert

Nie każdy wyjazd potrzebuje sceny i nagłośnienia. Czasem najlepszy wieczór to ognisko, dwóch muzyków z gitarami i śpiewnik. Pracowałem kiedyś przy takim wieczorze, gdzie moim jedynym zadaniem było podłączenie małego głośnika do mikrofonu, żeby prowadzący był słyszalny dla pięćdziesięciu osób wokół ognia. Resztę zrobiła atmosfera.

Ale i tu obowiązują zasady. Trzeba sprawdzić, czy w danym miejscu można palić ognisko, zadbać o drewno, wodę do gaszenia i oświetlenie ścieżki powrotnej. Po zmroku w górach naprawdę robi się ciemno, a ludzie po kilku godzinach przy ognisku nie zawsze patrzą pod nogi.

Rzeczy, o których nikt nie pamięta

Na koniec krótka lista spraw, które przy każdym wyjeździe wychodziły w ostatniej chwili:

• lista uczestników z numerami telefonów, także dla kierowcy,
• informacja, gdzie autokar czeka po koncercie, najlepiej z pinezką na mapie,
• zapas wody i coś do jedzenia na drogę powrotną,
• apteczka i osoba, która wie, gdzie ona jest,
• plan na wypadek, gdyby ktoś chciał wrócić wcześniej.

Organizator, który ogarnie te detale, może w sobotę wieczorem stać z tyłu i słuchać zespołu tak jak wszyscy. Taki powinien być cel. Z moich lat przy konsolecie wiem, że najlepiej zorganizowane imprezy to te, po których nikt nie mówi o organizacji. Mówią tylko, że było świetnie.