Wigilia firmowa? Najlepiej zaplanować ją we wrześniu

Każdego roku, gdzieś w połowie listopada, odbierałem telefony, które zaczynały się tak samo. „Panie Bartku, mamy wigilię firmową za trzy tygodnie, sala jest, ale nie mamy nagłośnienia, zespołu ani pomysłu na program. Da się coś zrobić?”. Zwykle się dało. Ale nigdy nie było to tak dobre, jak mogłoby być.

Grudzień to w branży eventowej najbardziej zatłoczony miesiąc w roku. Każda firma chce zrobić swoją wigilię w podobnym terminie, najczęściej w jeden z dwóch, trzech piątków przed świętami. Sale, zespoły, DJ-e, firmy cateringowe i ekipy techniczne mają wtedy kalendarze wypełnione po brzegi. Kto zaczyna szukać w listopadzie, bierze to, co zostało.

Dlatego ten tekst ukazuje się we wrześniu. To naprawdę dobry moment, żeby zacząć.

Najpierw termin, potem wszystko inne

Pierwsza decyzja to data. I tu mam radę, która może się wydać dziwna: nie celuj w ostatni piątek przed świętami. To termin, o który walczą wszyscy. Ceny są najwyższe, wybór najmniejszy, a połowa pracowników i tak myśli już o wyjeździe do rodziny.

Lepsze opcje to:

• Pierwsza połowa grudnia. Nastrój świąteczny już jest, dekoracje w mieście wiszą, a sale mają więcej wolnych terminów.
• Czwartek zamiast piątku. Mniej popularny, często tańszy, a ludzie przychodzą z energią, zamiast po całym tygodniu padać ze zmęczenia.
• Koniec listopada. Dla firm, które mają w grudniu szczyt pracy, to czasem jedyny rozsądny termin. Wtedy warto zrobić bardziej „zimową” niż stricte świąteczną imprezę.

Zanim wybierzesz datę, sprawdź kalendarz firmy: zamknięcia kwartału, inwentaryzacje, szczyty sprzedażowe. Nie ma nic gorszego niż impreza, na którą połowa zespołu przychodzi prosto z nadgodzin.

Sala: im wcześniej, tym większy wybór

We Wrocławiu miejsc na firmowe imprezy nie brakuje, ale tych naprawdę dobrych, z odpowiednią wielkością, zapleczem i dojazdem, jest mniej, niż się wydaje. Najpopularniejsze na grudniowe piątki bywają zarezerwowane już jesienią.

Przy wyborze sali patrz nie tylko na to, jak wygląda na zdjęciach. Z mojej perspektywy równie ważne są rzeczy techniczne: czy jest scena albo miejsce na zespół, czy sala ma wystarczający prąd, jak wygląda akustyka przy pełnym obłożeniu, czy jest szatnia, gdzie goście zostawią grube zimowe płaszcze.

Sale, które grudniowe imprezy robią od lat, mają je rozpisane jak osobny produkt. W ofercie Times Event Center przy Kazimierza Wielkiego, w samym centrum, są osobno bankiety, gale, wesela i wigilia firmowa Wrocław, z tematycznymi dekoracjami, świątecznym menu i występami artystów. Grudniowe imprezy odbywają się tam w PATIO, sali na maksymalnie pięćset osób z parterem o powierzchni 500 metrów kwadratowych i antresolami, na których stawia się dodatkowe stoły, bufet, a czasem stanowisko DJ-a. Najbardziej zapamiętałem z takich wnętrz wysokość: dwadzieścia metrów nad głową to miejsce na podwieszane instalacje, których w zwykłej restauracji nie da się zawiesić. Dla organizatora, który nie chce skakać między pięcioma dostawcami, to spore ułatwienie.

Jako człowiek od dźwięku zwrócę uwagę na jedną rzecz przy każdej sali: wysokie wnętrza wyglądają spektakularnie, ale wymagają dobrze ustawionego nagłośnienia. Przy przemówieniach i występach warto zapytać, jak sala radzi sobie z mową i czy ekipa techniczna zna jej akustykę. Dobre miejsca mają to przećwiczone.

Osobny przypadek to firmy z branży odzieżowej, obuwniczej albo kosmetycznej. U nich wigilia coraz częściej łączy się z pokazem nowej kolekcji dla pracowników i klientów. Brzmi jak dodatek do kolacji, ale od strony technicznej to drugie wydarzenie w tym samym wieczorze: wybieg, oświetlenie z przodu i z boku, muzyka zgrana co do sekundy z wejściami modeli, próba z całą obsadą po południu. Dlatego organizacja pokazu mody najlepiej wychodzi tam, gdzie sala robi takie rzeczy na co dzień, a nie przy okazji. Times Event Center ma pokazy w stałej ofercie, w tej samej sali, w której odbywają się świąteczne kolacje, więc wybieg i stoły da się ustawić w jednym planie. Jeśli myślisz o takim połączeniu, powiedz o tym przy pierwszej rozmowie o terminie, bo pokaz zmienia układ sali, godzinę prób i rozpiskę muzyki.

Catering, który pasuje do wieczoru

Przy wigiliach firmowych menu to temat, który budzi najwięcej emocji. Tradycjonaliści chcą barszczu i pierogów. Młodsza część zespołu woli coś lżejszego. Do tego dochodzą diety: wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, alergie.

Z doświadczenia polecam dwie rzeczy. Po pierwsze, bufet zamiast serwowanego menu, jeśli impreza ma być swobodna. Ludzie krążą, rozmawiają, siadają przy różnych stołach. Po drugie, zapytaj pracowników o diety już we wrześniu albo w październiku, a nie tydzień przed imprezą. Kuchnia potrzebuje czasu, żeby przygotować sensowne alternatywy, a nie tylko talerz z sałatą.

Muzyka i program

Tu wracam do swojej działki. Wigilia firmowa ma zwykle trzy części: oficjalną, kolację i zabawę. Każda potrzebuje czegoś innego od muzyki.

• Część oficjalna. Przemówienie zarządu, podziękowania, czasem wręczenie nagród. Potrzebny jest dobry mikrofon bezprzewodowy i ktoś, kto przy nim czuwa. Nic tak nie psuje atmosfery jak piszczący głośnik w środku życzeń prezesa.
• Kolacja. Muzyka w tle, spokojna, na tyle cicha, żeby dało się rozmawiać. Może być kwartet, pianista, duet akustyczny albo po prostu dobrze dobrana playlista.
• Zabawa. DJ albo zespół. O tym, jak wybrać muzyków, żeby nie żałować, pisałem w osobnym tekście o zespole na imprezę. Te same zasady działają przy wigilii.

Dobre zespoły coverowe i DJ-e na grudniowe piątki są zarezerwowane zwykle wcześniej niż sale. Jeśli masz upatrzonych konkretnych muzyków, zadzwoń do nich teraz.

Harmonogram od września do grudnia

Żeby to wszystko uporządkować, oto rozkład, który sprawdzał się u organizatorów, z którymi współpracowałem najlepiej:

1. Wrzesień: ustalenie budżetu, liczby gości i terminu. Rezerwacja sali.
2. Początek października: wybór muzyki, czyli zespołu albo DJ-a. Ankieta wśród pracowników o diety i preferencje.
3. Koniec października: ustalenie menu, dekoracji i programu wieczoru. Zaproszenia z datą, żeby ludzie zarezerwowali sobie wieczór.
4. Listopad: potwierdzenie liczby gości, dopracowanie szczegółów technicznych z salą, transport, jeśli część osób dojeżdża spoza miasta.
5. Tydzień przed: ostateczna liczba gości, rozmowa z koordynatorem sali i z zespołem, plan minutowy wieczoru.

Jeśli firma planuje coś większego, na przykład przejazd gości z kilku lokalizacji, przydadzą się też rady z tekstu o logistyce wyjazdu integracyjnego. Zimą transport jest jeszcze ważniejszy niż latem.

Drobiazgi, które robią różnicę

Na koniec kilka rzeczy, które z mojego miejsca przy konsolecie widziałem na najlepszych wigiliach firmowych:

• Ktoś odpowiedzialny za wieczór po stronie firmy. Jedna osoba, z telefonem, która podejmuje decyzje. Nie komitet dziesięciu osób.
• Program bez dłużyzn. Przemówienia krótkie, najlepiej przed kolacją. Po jedzeniu nikt nie chce słuchać długich wystąpień.
• Coś, co zostaje w pamięci. Kolęda zaśpiewana wspólnie z zespołem, zdjęcia z budki fotograficznej, drobny upominek dla każdego.
• Powrót do domu. W grudniu wieczorem jest zimno, ciemno i ślisko. Informacja o taksówkach albo zorganizowany transport to wyraz troski, który ludzie zauważają.

Kiedy myślę o wszystkich wigiliach, przy których stałem za konsoletą, najlepiej pamiętam te, na których organizator przez cały wieczór był spokojny. Tańczył, rozmawiał, nie biegał z telefonem. To zawsze byli ci, którzy zaczęli we wrześniu.